À propos du BMS
En matière de contrôle d’accès, on distingue BMS et VMS, soient respectiement Booking Management System et Visitor Management System.
BMS : Booking Management System
Le BMS, Booking Management System, est un système de gestion de réservation en ligne permettant de réserver une ressource dans le temps pour un utilisateur. Plus particulièrement, les systèmes de Booking Management sont principalement utilisés dans les collectifs résidentiels ou tertiaires pour permettre la réservation de ressources collectives sur une plage horaire donnée : courts de tennis, places de parking, salles de réunion, etc.
VMS : Visitor Management System
Le VMS, Visitor Management System, est une technologie permettant de suivre les visiteurs entrants et sortants. Sont considérées comme “visiteurs” toutes les personnes qui ne travaillent pas dans une entreprise et qui sont amenées à s’y rendre ou toutes les personnes qui ne résident pas au sein d’un lieu de résidence qu’ils sont amenés à fréquenter temporairement.
Dans le cadre du Booking Management System, on distingue trois rôles distincts pour la réservation :
- Le planificateur : la personne qui émet la réservation
- L’utilisateur : la personne qui bénéficie de la réservation
- Le gestionnaire du lieu : la personne qui valide ou modère les réservations
En ce qui concerne le VMS, l’objectif est de :
- Remplacer les registres visiteurs classiques
- Suivre les visiteurs présents sur site en temps réel
- Autoriser certains accès à ces visiteurs de manière temporaire
Comment fonctionne le booking management system ?
Le Booking Management System permet trois types d’accès aux ressources soumises à réservation :
- Accès classique avec contrôle du titre d’identification à l’entrée
- Accès libre durant la période de réservation
- Accès soumis à autorisation
- Accès avec contrôle du titre d’identification à l’entrée et soumis à autorisation
Quels sont les avantages du BMS ?
Le booking management system permet de :
- Gérer jusqu’à 500 réservations par utilisateur
- Solliciter différents systèmes de contrôle d’accès (badges, clés, BLE…)
- Dupliquer les réservations utilisateur
- Réaliser les réservations en ligne sur le portail iPassan
- Modérer ou non l’acceptation des demandes de réservations par le gestionnaire du lieu
- Modérer les plages de temps dédiées aux réservations
- Réguler le nombre d’utilisateurs qu’un planificateur affecte à sa ou ses réservations
- Définir des réservations récurrentes
En fonction de la typologie de réservation effectuée, le gestionnaire du lieu peut également attribuer, modifier ou ajouter l’accès à plusieurs portes, associer des documents dédiés à l’emplacement réservé, et créer des profils utilisateurs détaillés.
Par ailleurs, le BMS permet de restreindre l’accès aux ressources réservées de trois manières :
- Lorsque l’utilisateur qui a effectué la réservation présente deux fois son titre d’identification devant le lecteur
- Automatiquement, plusieurs minutes avant le début de la période de réservation,
- Automatiquement, lorsque la réservation commence
De la même manière, le BMS permet de libérer les ressources réservées :
- Automatiquement, plusieurs minutes avant la fin de période de réservation,
- Automatiquement, lorsque la réservation se termine
- Automatiquement, plusieurs minutes après la fin de la période de réservation
Dans quel cas peut-on utiliser le booking management system ?
Les systèmes de Booking Management sont souvent utilisés pour les marchés résidentiels ou tertiaires collectifs pour permettre la réservation de :
- Salles de réunion,
- Courts de tennis,
- Places de parking…
L’objectif est de permettre à un utilisateur unique de réserver au préalable une ressource collective et de pouvoir y accéder sur la plage horaire définie lors de la réservation.
